Si avvicina il termine per la creazione e la comunicazione della PEC per milioni di imprese

martedì 7 maggio, 2013

ROMA, 07 MAGGIO 2013 - La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68). Benché il servizio PEC presenti forti similitudini con la tradizionale Posta Elettronica, è doveroso dare risalto alle caratteristiche aggiuntive, tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o della mancata consegna) delle e-mail al destinatario.[MORE]

La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione. Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.
La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.
Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

Nell’ottica di semplificare e sviluppare le comunicazioni telematiche aventi valore legale in particolare fra i soggetti economici e la Pubblica Amministrazione, la legge di conversione 17 dicembre 2012, n. 221 del decreto Sviluppo Bis (D.L. 18 ottobre 2012, n. 179) ha anticipato al 30 Giugno 2013 l’obbligo di comunicazione della casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) da parte delle imprese individuali già iscritte e attive (art. 5, comma 2) al Registro delle Imprese competente, con esclusione di quelle soggette a procedure concorsuali. La legge di conversione è stata pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale il 18 Dicembre 2012 ed è quindi già in vigore.
Il numero di imprese coinvolte dal provvedimento è enorme: oltre 3,5 milioni.
Vi è un ulteriore elemento da considerare: la nuova scadenza, andando a sostituire quella originariamente prevista per il 31/12/2013, cade in piena campagna dichiarativi, un periodo già molto pieno per gli studi professionali che saranno chiamati ad organizzarsi per tempo.
Privilegiando l’utilizzo del servizio PEC rispetto ai tradizionali strumenti di comunicazione (quali fax e raccomandate), si avrà un notevole risparmio di tempo e denaro, ottenuto dal costo fisso della Casella Pec, indipendente dalla quantità/dimensione dei messaggi spediti e/o ricevuti.

Alcuni esempi e ambiti di utilizzo potrebbero essere: privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie raccomandate, aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori, enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri Enti o verso i cittadini, inoltro di circolari e direttive, integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, inoltro paghe e stipendi, invio e ricezione di ordini, contratti, fatture, convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte, gestione di gare di appalto, privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione.
I vantaggi, invece, possono essere semplificati nei seguenti punti:
• Semplicità: Il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (Es. Outlook Express) che via web tramite webmail.
• Sicurezza: Il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente garantendo l’integrità dei messaggi inviati e ricevuti
• Valore legale: A differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.
• No Virus e Spam: l'identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura.
• Risparmio: Confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali fax e raccomandate il risparmio in termini economici e di tempo è notevole.
• Comodità: La casella PEC può essere utilizzata tramite qualsiasi computer collegato ad Internet.
• Costo fisso: Il prezzo annuale di una casella PEC è fisso e non prevede costi aggiuntivi in base all'utilizzo.
Per chi non adempie all’obbligo di comunicazione, pur restando ferma la non applicabilità della sanzione prevista dall’articolo 2630 del Codice Civile, le penali si sono fatte più rigide: sono stati ridotti da 3 mesi a 45 giorni i termini entro i quali l’ufficio del registro delle imprese, che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, sospende la domanda fino ad integrazione della stessa con l’indirizzo PEC. Trascorso tale periodo, naturalmente, la domanda si intenderà non presentata.