Email aziendale e lavoratore licenziato: il Garante Privacy chiarisce i limiti

Accesso alla posta elettronica dopo il licenziamento: quando si viola la privacy

Il diritto alla riservatezza delle comunicazioni resta valido anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. A ribadirlo è il Garante per la protezione dei dati personali, che nella Newsletter n. 542 del 29 gennaio 2026 ha stabilito un principio chiave: l’accesso all’email del lavoratore licenziato, senza adeguate garanzie, costituisce una violazione della privacy.

Le email rientrano nella corrispondenza privata

Secondo l’Autorità, contenuti dei messaggi, dati di contatto e allegati rientrano a pieno titolo nella nozione di corrispondenza, tutelata dal diritto alla segretezza. Una protezione che trova fondamento non solo nel GDPR, ma anche nella Costituzione, a salvaguardia della dignità della persona e del suo pieno sviluppo nelle relazioni sociali.

Il caso: email aziendale ancora attiva dopo il licenziamento

La decisione nasce da un reclamo presentato da un amministratore delegato che, dopo una contestazione disciplinare e il conseguente licenziamento, si è visto negare l’accesso alla propria casella di posta elettronica aziendale, rimasta però attiva.

Il lavoratore aveva correttamente esercitato i propri diritti chiedendo:

• la disabilitazione dell’account email aziendale;
• l’inoltro dei messaggi ricevuti nel frattempo verso un indirizzo personale;
• l’attivazione di una risposta automatica per informare i mittenti del nuovo recapito.

Richieste formulate ai sensi del GDPR, ma rimaste senza risposta.

Email inoltrate ad altri account: pratica illecita

Durante l’istruttoria, il Garante ha accertato che l’azienda:

• continuava a ricevere le email indirizzate all’ex dipendente;
• le inoltrava a un altro account aziendale.

Una condotta ritenuta gravemente scorretta, protrattasi per circa due mesi, ben oltre il limite di 30 giorni previsto dalle regole interne della stessa società.

Questa gestione ha comportato accesso e conservazione di comunicazioni anche personali, in violazione della normativa sulla protezione dei dati.

La decisione del Garante e la sanzione

L’Autorità ha:

• ordinato alla società di consentire temporaneamente l’accesso all’account email al lavoratore;
• disposto la successiva cancellazione della casella, salvo quanto strettamente necessario per la tutela dei diritti in sede giudiziaria;
• inflitto una sanzione di 40.000 euro.

Nel determinare l’importo, il Garante ha valutato:

• tipologia e durata delle violazioni;
• mancato riscontro all’istanza di esercizio dei diritti;
• assenza di precedenti violazioni privacy da parte dell’azienda.

Cosa devono sapere aziende e lavoratori

Questo provvedimento rappresenta un precedente importante per il mondo del lavoro:

• l’email aziendale non può essere gestita liberamente dopo il licenziamento;
• è necessario adottare procedure chiare e limitate nel tempo;
• vanno sempre garantiti i diritti dell’ex dipendente alla riservatezza.